Sesuai peraturan cuti karyawan yang terkandung dalam UU cipta kerja No 6 tahun 2022, mengajukan cuti merupakan hak bagi karyawan.
Akan tetapi, manajemen cuti menjadi tantangan tersendiri bagi HRD. Dibutuhkan manajemen database cuti karyawan yang baik dan benar supaya semua berjalan lancar.
Ada berbagai masalah yang dihadapi oleh HRD dalam mengelola database manajemen karyawan mulai dari data yang sulit didokumentasikan hingga sisa jatah cuti karyawan yang tidak jelas.
LinovHR punya beberapa penyelesaian untuk manajemen database cuti karyawan perusahaan Anda yang mungkin belum terorganisir dengan baik. Ikuti terus pembahasan di bawah ini!
Masalah dalam Pengelolaan Cuti
Tidak menjadi masalah jika jumlah karyawan yang mengajukan cuti setiap bulannya hanya satu atau dua orang.
Namun, bagaimana jika skala perusahaan sangat besar dan ada beberapa karyawan yang mengajukan cuti setiap harinya?
Jumlah karyawan yang banyak dan informasi yang beragam akan membuat masalah baru jika pengelolaan cuti masih dilakukan secara manual.
Adapun beberapa masalah yang biasa yang biasa dihadapi dalam manajemen cuti.
1. Sisa Jatah Cuti Karyawan Tidak Jelas
Setiap karyawan pasti mempunyai jatah cuti setiap tahunnya tergantung ketentuan dan peraturan perusahaan. Apa penyebab jatah cuti yang tidak jelas bisa menjadi masalah?
Biasanya jatah cuti jadi tidak teratur dan informasi data yang ada tidak terdokumentasikan dengan baik. Alhasil sisa kuota cuti tiap karyawan sulit diketahui dengan pasti.
HRD menjadi sulit melakukan approval karena harus mengecek berkali-kali berapa jatah cuti yang dimiliki oleh karyawan tersebut. Pada akhirnya hal ini akan merugikan pihak karyawan dan HRD itu sendiri.
Baca Juga: Tetap Digaji! Pahami 4 Jenis Paid Leave dalam Perusahaan
2. Pengajuan Cuti Tidak Terdokumentasi
Seperti yang telah disebutkan, kesulitan dalam dokumentasi informasi merupakan hal yang umum dalam pengelolaan cuti secara manual.
Pengajuan cuti yang tidak terdokumentasi pun merugikan karyawan karena karyawan sudah mempunyai agendanya masing-masing di luar jam kerja yang sudah direncanakan.
Bayangkan pula apabila karyawan mengalami sakit dan tiba-tiba harus mengajukan cuti sakit di hari itu, sementara pengajuannya tidak tercatat oleh HRD.
Cukup merepotkan bagi karyawan, bukan?
3. Informasi Sering Tertukar
Karyawan A sudah mengajukan cuti dari jauh hari, sementara di arsip HRD yang mengajukan cuti adalah karyawan B.
Padahal, karyawan B tidak mengajukan cuti sama sekali di periode ini. Cukup familiar dalam kasus ini?
Hal seperti ini biasa ditemukan dalam perusahaan yang masih mengandalkan metode konvensional dalam pengelolaan administrasi karyawan.
4. Approval Berlangsung Lama
Bila informasi saja sudah sering tertukar dan banyak pengajuan yang tidak tercatat dengan baik dan benar, tentu saja akan berpengaruh ke approval cuti karyawan.
Karena inilah karyawan harus menunggu persetujuan dari pengajuan cuti jauh lebih lama karena HRD sendiri sudah dibuat pusing dengan sistem pengelolaan cuti yang berantakan.
Jika sudah begini, karyawan akan menilai bahwa pihak manajemen tidak profesional dalam mengelola karyawan di perusahaan.
5. Tidak Ada Pengganti untuk Mengisi Posisi Kosong Sementara
Tidak masalah kalau karyawan hanya cuti sehari atau paling lama seminggu.
Namun, bagaimana jika karyawan mengajukan cuti yang memakan waktu lama seperti cuti melahirkan?
Harus ada pengganti sementara untuk mengisi posisi kosong agar proses kerja berlangsung normal.
Baca Juga: Regulasi Cuti Melahirkan Bagi Karyawan Lelaki dengan Istri di Indonesia
Manfaat Penggunaan Aplikasi Database Karyawan LinovHR
Mengelola database cuti karyawan dengan menggunakan software LinovHR dapat memberikan sejumlah kemudahan.
Berikut adalah beberapa keuntungan yang dapat Anda dapatkan:
1. Memudahkan Pencatatan
Dengan LinovHR, Anda dapat mengelola semua informasi cuti karyawan secara terpusat.
Semua permohonan cuti dan catatan terkait dapat dikumpulkan dalam satu database yang mudah diakses. Ini mengurangi risiko kehilangan atau kebingungan terkait dengan manajemen cuti.
2. Pengajuan Permohonan dan Persetujuan secara Otomatis
LinovHR memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti secara online melalui platform yang mudah digunakan.
Permohonan tersebut dapat otomatis diteruskan ke atasan atau departemen terkait untuk persetujuan.
Proses persetujuan dapat dilakukan dengan cepat dan efisien, mengurangi keterlambatan dalam memproses cuti karyawan.
3. Memberikan Pemberitahuan dan Pengingat terkait Cuti
LinovHR dapat mengirimkan pemberitahuan otomatis kepada karyawan dan manajer terkait status cuti, persetujuan, atau penolakan permohonan cuti.
Ini membantu memastikan transparansi dan komunikasi yang efektif antara semua pihak terkait.
4. Memudahkan Pemantauan dan Pelacakan
Software ini memungkinkan Anda untuk melacak sejarah cuti setiap karyawan, termasuk jumlah cuti yang telah diambil, sisa cuti yang tersedia, dan riwayat cuti mereka.
Ini membantu dalam perencanaan sumber daya manusia dan pengaturan jadwal, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan cuti yang ditetapkan.
5. Terintegrasi dengan Kalender
LinovHR dapat terintegrasi dengan kalender elektronik seperti Google Calendar atau Outlook, sehingga memudahkan karyawan untuk melihat jadwal cuti mereka secara langsung di dalam kalender pribadi mereka.
Ini membantu dalam perencanaan individu dan kolaborasi tim.
6. Memudahkan Pelaporan dan Analisis
Software ini menyediakan fitur pelaporan yang berguna untuk menganalisis pola cuti, jumlah cuti yang diambil, dan kinerja keseluruhan tim.
Analisis ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren, mengoptimalkan alokasi sumber daya, dan mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat.
Baca Juga: Tips Kelola Database Absensi Karyawan dengan Mudah
Permudah Kelola Cuti Karyawan dengan Software Absensi LinovHR
Tanpa disadari, manajemen cuti yang berantakan bisa menimbulkan berbagai masalah baik dari sisi karyawan dan HRD itu sendiri.
Kemunculan masalah ini nantinya akan berpengaruh kepada produktivitas kerja. Untuk itu penting bagi perusahaan untuk mengelola cuti karyawan dengan baik agar tidak menimbulkan spekulasi tertentu dari karyawan.
Salah satu solusi yang dapat Anda gunakan untuk mencatat kehadiran adalah melalui software absensi dari modul Time Management LinovHR.
Modul Time Management dari LinovHR menawarkan berbagai fitur yang memudahkan pencatatan kehadiran dan pengelolaan data karyawan.
Anda dapat mengatur jadwal kerja karyawan menggunakan Time Group dan melakukan penyesuaian jadwal melalui Schedule Exception.
Selain itu, pengajuan cuti, izin, dan lembur menjadi lebih praktis dengan fitur Leaves, Permit Request, dan Overtime Request, yang semuanya terintegrasi langsung dengan HRD perusahaan.
Kehadiran karyawan dicatat dan dikelola dengan baik oleh admin perusahaan melalui fitur Timesheet. Data yang terekam akan dibandingkan dengan jadwal karyawan, sehingga kesalahan data dapat diminimalkan.
