Setiap bulan, perusahaan tentunya membayar gaji karyawan dengan berbagai jabatan dan posisi. Karena jumlah gaji dan total karyawan yang tidak sedikit, perusahaan akan memanfaatkan payroll system agar bisa memproses gaji secara cepat.
Payroll system merujuk pada sistem yang berfungsi untuk mengatur dan mengelola perhitungan gaji karyawan. Sistem ini tidak hanya mencakup pembayaran gaji, tetapi juga termasuk potongan dan tunjangan yang seharusnya diterima oleh para pekerja.
Dibandingkan dengan perhitungan dan transfer manual, sistem payroll membuat penggajian menjadi jauh lebih praktis, terutama bagi perusahaan dengan ratusan atau ribuan karyawan.
Oleh karena itu, diperlukan sistem payroll untuk mendukung pengelolaan gaji dengan lebih akurat dan efisien.
Lantas, apa itu payroll sistem, jenis dan manfaatnya? simak artikel LinovHR berikut ini!
Pengertian Payroll System
Payroll system adalah sistem administrasi keuangan yang mengelola pembayaran gaji karyawan oleh perusahaan dalam periode tertentu. Sistem ini memudahkan perusahaan dalam membayarkan gaji karyawan setiap bulan.
Sistem payrol bekerja dengan mengintegrasikan berbagai informasi untuk perhitungan gaji, seperti data kehadiran, lembur, uang makan, tunjangan BPJS, dan PPh Pasal 21. Penghitungan gaji dilakukan dengan menyesuaikan data karyawan dengan jumlah kompensasi yang diberikan.
Selain itu, sistem payroll juga mendukung distribusi slip gaji secara digital melalui fitur Employee Self Service. Karyawan dapat mengakses dan mengunduh slip gaji mereka secara mandiri melalui aplikasi yang tersedia, menghilangkan kebutuhan akan distribusi slip gaji secara manual dan menghemat waktu serta sumber daya perusahaan.
Baca juga: Komponen Payroll yang Penting dalam Penggajian Karyawan
Jenis Payroll System
Sistem payroll memiliki beragam jenis yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap perusahaan. Karena kondisi tiap perusahaan berbeda, pemilihan sistem payroll harus disesuaikan.
Berikut jenis sistem payroll yang sering digunakan oleh perusahaan di Indonesia:
1. Payroll Service
Payroll service adalah jenis sistem payroll yang paling umum digunakan di Indonesia. Hal ini karena data perusahaan disimpan secara otomatis di server perusahaan sendiri.
Dikarenakan data karyawan disimpan secara otomatis di server perusahaan dan tidak melibatkan pihak ketiga dalam prosesnya, sistem penggajian ini dianggap lebih aman untuk digunakan.
Namun, perusahaan harus mempersiapkan beberapa hal dengan baik agar dapat menerapkan sistem ini dengan lancar.
2. Payroll Cloud
Sistem payroll cloud adalah salah satu jenis software payroll yang menggunakan server cloud sebagai tempat penyimpanannya. Jenis perangkat lunak ini juga dianggap sangat aman dan memberikan fleksibilitas kepada penggunanya.
Karena perangkat lunak berbasis cloud dapat diakses dengan mudah menggunakan jaringan internet, perangkat lunak ini biasanya dikelola langsung oleh penyedia layanan IT. Hal ini membuat penggunaannya lebih mudah dan praktis.
3. Payroll Outsourcing
Beberapa perusahaan memilih untuk menggunakan jasa perusahaan payroll outsourcing. Provider ini akan menangani seluruh proses payroll, termasuk pengumpulan data, perhitungan gaji, dan pembuatan laporan, sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Pemilihan payroll sistem yang tepat akan tergantung pada ukuran perusahaan, kompleksitas operasi, dan kebutuhan untuk mematuhi regulasi penggajian yang berlaku di Indonesia.
Manfaat Payroll System dalam Perusahaan
Setelah memilih payroll system yang cocok untuk perusahaan, selanjutnya perusahaan akan menerapkan sistem payroll dalam perusahaan.
Manfaat dari implementasi payroll system dalam perusahaan tak main-main, manfaat yang dapat dirasakan langsung perusahaan adalah:
1. Waktu lebih efisien
Perhitungan payroll secara otomatis menjadikan kinerja staf HRD yang bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan dan pembayaran gaji karyawan lebih cepat dan cermat.
Mereka pun tidak menghabiskan waktu terlalu lama untuk berkutat dengan banyaknya deret angka dan komponen yang berbeda bagi tiap karyawan.
2. Menghindari human error
Perhitungan dan penggajian manual yang dilakukan staf memiliki peluang salah input dan salah hitung data yang cukup tinggi.
Kekeliruan yang dilakukan staf tersebut biasa disebut dengan human error. Namun, dengan menggunakan sistem payroll, perusahaan terhindar dari human error karena semua perhitungan dilakukan oleh sistem yang terintegrasi.
3. Pencetakan Laporan Terotomatisasi
Disamping menghitung dan melakukan pembayaran ke semua karyawan dengan sekali klik, staf HRD juga dapat melakukan pencetakan laporan perhitungan dan pembayaran gaji dengan otomatis sesuai dengan template yang ditentukan.
Staf sudah tidak perlu untuk mengetik ulang komponen gaji dan alur perhitungan gaji pada aplikasi yang berbeda.
Umumnya laporan perhitungan dan pembayaran gaji dapat dicetak dalam format PDF. Pencetakan laporan perhitungan gaji dapat digunakan untuk kepentingan arsip perusahaan atau menjadi dokumen pendukung karyawan ketika hendak mengajukan kredit atau pembelian barang tertentu jika memang dibutuhkan.
Baca Juga: Jenis Laporan yang Harus Dibuat HRD
4. Menghemat biaya
Perhitungan gaji secara manual memerlukan kertas, pulpen, dan alat-alat penunjang lain yang akan habis dalam periode tertentu.
Sistem payroll tidak membutuhkan semua alat-alat tersebut. Oleh sebabnya perusahaan tidak perlu lagi untuk membeli kertas dan pulpen yang banyak tiap bulannya karena semua perhitungan gaji dilakukan dalam sistem komputer dan dapat dilakukan secara paperless.
5. Meningkatkan Perkembangan Kinerja dan Mentalitas Karyawan
Saat staf Human Resource tidak lagi pusing dengan perhitungan dan pembayaran gaji secara manual, mereka dapat melakukan hal lain yang lebih membawa manfaat pada perusahaan.
Hal tersebut adalah fokus merancang pelatihan atau pendekatan terhadap karyawan lain untuk mengembangan kemampuan dan mentalitas kerja karyawan.
Setelah kegiatan pengembagan kemampaun dan pmentalotas sukes diesekusi, perkembangan kinerja dan mentalitas karyawan meningkat jauh lebih pesat. Sehingga sistem payroll juga secara tidak langsung berperan besar dalam peningkatan pada karyawan tersebut.
Baca juga: 6 Contoh Surat Permohonan Payroll ke Bank yang Benar
Tips Memilih Payroll System Perusahaan
Seperti yang diketahui, payroll system perusahaan digunakan untuk mempermudah perusahaan untuk mengolah perhitungan dan pembayaran gaji tiap bulannya.
Biasanya tidak semua perusahaan memiliki kemampuan untuk membangun payroll system mereka sendiri. Akhirnya, perusahaan memilih untuk menggunakan jasa konsultasi layanan penyedia payroll system.
Ada banyak sekali penyedia layanan sistem payroll di luar sana dengan penawaran yang beragam. Namun, perusahaan harus jeli memilih konsultan pelayanan yang menyediakan sistem payroll.
Apa saja yang harus diperhatikan dalam memilih sistem payroll?
1. Tampilan Antar Muka dan Penggunaan Bahasa
Tujuan bisnis utama perusahaan memutuskan menggunakan sistem payroll adalah menyederhanakan perhitungan gaji karyawan.
Dengan demikian, tampilan atau antarmuka sistem payroll harus dirancang sesederhana mungkin. Tampilan yang sederhana ini juga harus didukung oleh pilihan bahasa yang mudah dimengerti.
Tampilan antar muka sederhana dan bahasa yang mudah dimengerti membuat staf dan pihak terkait yang menggunakan sistem payroll mampu memahami penggunaan fitur-fiturnya dengan cepat.
2. Fitur yang Komplit
Dalam menghitung gaji karyawan, ada beberapa komponen yang harus diperhatikan untuk gaji setiap karyawan dan komponen tersebut tidak selalu sama. Komponen payroll ini termasuk data seperti :
- Data kehadiran
- Jam kerja
- Pajak
- Upah lembur
- Tunjangan lainnya.
Setiap perusahaan akan menentukan masing-masing komponen dalam perhitungan gaji karyawan. Fitur-fitur canggih pada sistem payroll akhirnya akan mengolah banyaknya komponen gaji yang berbeda.
Jadi, fitur harus lengkap dan mampu mengolah komponen gaji karyawan dalam perusahaan.
3. Sistem Perhitungan Akurat
Perhitungan gaji karyawan secara manual akan memakan banyak waktu.
Apalagi jika perusahaan memiliki banyak karyawan. Perhitungan untuk tiap-tiap gaji karyawan wajib dilakukan dengan akurat.
Untuk hal ini, perusahaan perlu memastikan bahwa sistem payroll yang dipilih handal dan mampu menghitung gaji karyawan dengan hati-hati dan presisi.
4. Jaminan Keamanan Data
Selain memeriksa kecepatan dan ketepatan sistem payroll, perusahaan juga harus mempertimbangkan jaminan keamanan yang ditawarkan.
Semua data yang perusahaan yang tersimpan dalam server sistem payroll harus terhindar dari kerusakan atau kehilangan akibat peretasan dari pihak yang tak bertanggung jawab.
5. Sistem Dapat Diperbarui
Tidak hanya cepat, perhitungan sistem payroll harus selalu diperbaharui. Perhitungan gaji karyawan di Indonesia mengikuti peraturan sesuai dengan peraturan dalam UU Ketenagakerjaan Tahun 2003.
Namun, tak menutup kemungkinan jika pemerintah atau instansi terkait akan memperbarui peraturan sesuai dengan tuntutan perubahan zaman.
Perubahan perkembangan keuangan perusahaan dapat pula mempengaruhi sistem payroll.
Misalkan, ketika perusahaan semakin besar dan pendapatan meningkat, perusahaan akan menambahkan tunjangan pada karyawan. Sehingga komponen pada sistem payroll harus ikut diperbarui untuk hasil perhitungan gaji yang tepat.
6. Telah Dipercaya Banyak Klien
Daftar pelanggan yang menggunakan sistem payroll juga penting untuk dipertimbangkan.
Jika sistem payroll penggajian telah digunakan oleh banyak kantor atau perusahaan, dapat disimpulkan bahwa sistem payroll telah mendapat kepercayaan dari banyak pelanggan karena telah menghasilkan dan merancang sistem yang berkualitas.
7. Didukung Tenaga Ahli
Kriteria terakhir yang perlu perusahaan pertimbangkan ketika memilih sistem payroll adalah dukungan layanan dan teknisi yang ditawarkan.
Pastikan sistem payroll yang dipilih memiliki tim dukungan profesional siap membantu jika perusahaan memiliki masalah dengan penggunaan sistem payroll.
Tenaga ahli lain berupa programmer kompeten yang mengembangkan sistem payroll juga membuat sistem payroll terhindar dari error atau bug ketika dijalankan.
Menggunakan Payroll System atau Payroll Outsourcing?
Cara lain yang dapat dilakukan perusahaan untuk mempercepat proses payroll adalah dengan menggunakan Sistem Payroll atau menggunakan jasa Payroll Outsourcing.
Lantas, diantara kedua pilihan tersebut manakah yang lebih cocok digunakan untuk bisnis? Sebelum melangkah lebih jauh, ketahui dulu perbedaan antara sistem payroll dan payroll outsourcing.
Payroll System
Sistem payroll merupakan payroll software cloud yang dapat menjadi pilihan terbaik bagi perusahaan untuk membantu proses otomatisasi sistem payroll.
Dengan menggunakan software payroll, perusahaan Anda dapat melakukan berbagai aktivitas administratif secara otomatis seperti perhitungan gaji karyawan, pembuatan slip gaji, menyimpan data bank payroll, mengelompokkan komponen payroll, dan sebagainya.
Selain itu, software payroll juga dapat membantu manajemen perusahaan dalam menyajikan laporan payroll yang akurat. Software payroll dapat memberikan dampak besar secara positif dalam operasional dan pertumbuhan perusahaan.
Payroll Outsourcing
Merupakan sebuah layanan dan platform berbasis web yang dapat membantu perusahaan dalam pengelolaan penggajian karyawan.
Cukup serahkan pada payroll outsourcing dan berbagai aktivitas seperti perhitungan payroll, pembuatan slip gaji, pembuatan Formulir Pajak Tahunan, dan komponen payroll lainnya akan ditangani oleh sebuah tim yang profesional dan expert.
Tak hanya itu, perusahaan Anda juga dapat melakukan konsultasi pajak dengan tim yang profesional. Baik software payroll maupun payroll outsourcing sama-sama berperan penting untuk membantu HRD dalam proses pengelolaan payroll.
Namun, apabila perusahaan Anda ingin memiliki sistem payroll dan mengelolanya sendiri, maka software payroll adalah pilihan yang tepat. Sebab, perusahaan Anda memiliki kebebasan lebih untuk mengelola payroll sesuai dengan aturan dan kebijakan perusahaan.
Permudah Kelola Gaji Perusahaan dengan Software dari LinovHR
Apabila perusahaan Anda saat ini masih mengelola payroll dan komponennya dengan sistem manual, kini sudah saatnya perusahaan Anda beralih menggunakan payroll system yang otomatis seperti Software Payroll dari LinovHR.
Software Payroll LinovHR memiliki berbagai fitur menarik yang masing-masing fiturnya berfungsi untuk mempermudah pengelolaan penggajian karyawan.
Software payroll LinovHR mampu mengotomatisasi keseluruhan proses payroll mulai dari perhitungan gaji hingga pembuatan laporan payroll. Sehingga perhitungan yang dihasilkan pun jadi lebih akurat.
Selain membantu perusahaan melakukan perhitungan yang akurat, Software Payroll dari LinovHR juga dapat mengelompokkan komponen payroll berdasarkan kode akuntansi, menyimpan seluruh data bank secara aman, membuat slip gaji, perhitungan pajak penghasilan, dan sebagainya.
Dengan demikian, proses penggajian tidak akan memakan waktu yang lama dengan menggunakan Software Payroll LinovHR.
Kesimpulan
Dengan semua penjabaran mengenai payroll system di atas, perusahaan akan semakin paham payroll system seperti apa yang sekiranya akan mereka gunakan.
LinovHR adalah pilihan tepat bagi perusahaan. Payroll system yang disediakan LinovHR dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan fitur komplit dan jaminan data didukung keamanan berlapis.
Dibalik penawaran payroll system LinovHR, ada konsultan yang sigap dan siap untuk mendengarkan kebutuhan perusahaan. Percayakan perhitungan dan pembayaran gaji perusahaan kepada Payroll System LinovHR sekarang juga.
