Di dalam perusahaan, performance appraisal sangat penting untuk mengetahui kinerja setiap karyawan
Performance appraisal merujuk pada proses penilaian kinerja terhadap kinerja dan kemampuan karyawan, sehingga mendorong mereka untuk bekerja lebih keras dan mencapai hasil yang lebih baik. Adanya performance appraisal membantu meningkatkan produktifitas perusahaan
Namun, tidak semua perusahaan menerapkan performance appraisal, bahkan jika sudah diterapkan masih banyak manajer yang melakukannya secara kurang efektif.
Lantas, bagaimana cara melakukan performance appraisal yang efektif agar dapat berdampak positif pada kinerja perusahaan dan pengembangan individu karyawan?
Simak artikel tentang performance appraisal berikut ini untuk informasi lebih lanjut.
Pengertian Performance Appraisal
Performance appraisal memiliki banyak istilah di setiap perusahaan. Beberapa menyebutnya dengan sebutan performance review, performance evaluation, annual review, employee appraisal, atau evaluasi kinerja, dan lainnya. Pada dasarnya, semuanya mengarah pada evaluasi performa atau kinerja karyawan.
Namun, semua istilah tersebut mengacu pada hal yang sama, yaitu peninjauan rutin terhadap kinerja seorang karyawan dan kontribusinya secara keseluruhan terhadap perusahaan.
Performance appraisal adalah proses sistematis dan berkala untuk menilai kinerja seseorang sesuai dengan persyaratan pekerjaan yang ditetapkan oleh HRD. Evaluasi ini mencakup keahlian, pengetahuan tentang peran dan teknis, sikap, kekuatan, kelemahan, serta ketepatan waktu karyawan.
Performance appraisal bertujuan untuk mengidentifikasi karakteristik, kemampuan, dan tingkat kompetensi karyawan, guna mendukung pertumbuhan dan perkembangan kinerja mereka di masa depan serta perusahaan tempat mereka bekerja.
Jika performance appraisal dilakukan dengan baik, perusahaan atau manajer dapat mengetahui pencapaian terbaik karyawan serta bagian mana yang perlu ditingkatkan.
Baca Juga: Cara Mengukur Produktivitas Kerja Karyawan
Jenis-Jenis Performance Appraisal
Penilaian kinerja karyawan kini tidak lagi hanya bergantung pada pendapatan perusahaan. Saat ini, terdapat berbagai variabel dan matriks yang bisa digunakan untuk melakukan penilaian kinerja. Selain itu, penilaian ini juga dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa jenis tolok ukur, seperti berikut.
Ada beberapa jenis metode performance appraisal yang digunakan oleh perusahaan, seperti penilaian 360 derajat, employee-initiated review, dan self-appraisal.
1. Penilaian 360 derajat
360 appraisal atau penilaian 360 derajat adalah metode di mana seorang manajer mengumpulkan informasi tentang kinerja karyawan dari berbagai sumber. Metode ini populer karena dapat dilakukan melalui kuesioner. Setiap karyawan yang dinilai akan menerima skor dari supervisor, rekan kerja, anggota tim, serta melalui penilaian diri sendiri.
2. Negotiated appraisal
Negotiated appraisal melibatkan peran mediator selama proses evaluasi karyawan. Reviewer akan menyoroti pencapaian positif karyawan sebelum memberikan kritik. Jenis evaluasi ini berguna ketika ada ketegangan atau konflik antara karyawan dan manajer.
3. Peers appraisal
Peers appraisal adalah jenis penilaian feedback di mana karyawan memberikan ulasan tentang kinerja rekan kerja mereka. Sistem ini dibuat untuk memantau dan meningkatkan kinerja karyawan yang bekerja dalam tim yang sama. Penilaian ini dilakukan oleh anggota tim, kelompok kerja, dan rekan sejawat.
4. Self-Appraisal
Self-appraisal dilakukan dalam performance appraisal dengan cara karyawan mengevaluasi kinerjanya sendiri, sering kali menggunakan formulir yang telah disediakan.
Contohnya, seorang karyawan mengisi formulir self-appraisal, menilai kinerjanya sendiri dalam berbagai aspek pekerjaan dan menetapkan tujuan pribadi untuk periode berikutnya.
Perbedaan Performance Appraisal dengan KPI
Performance Appraisal dan Key Performance Indicator (KPI) merupakan dua konsep yang berbeda dalam mengukur kinerja karyawan. Perbedaan dari kedua ini terletak pada fokus dan fungsi masing-masing.
Perbedaan mendasar antara performance appraisal dan key performance indicator terletak pada objek yang dinilai. Performance appraisal umumnya digunakan untuk menilai cara kerja, komunikasi, dan partisipasi karyawan. Melalui penilaian ini, perusahaan dapat mengidentifikasi masalah yang ada dan yang mungkin muncul di masa depan. Sementara itu, KPI digunakan untuk mengukur pencapaian karyawan selama periode tertentu.
Baca Juga : 5 Tahapan Dalam Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan
Tahapan Performance Appraisal
Dalam pelaksanaan performance appraisal, terdapat lima langkah penting yang harus diterapkan dalamm perusahaann:
1. Menetapkan Standar Kinerja
Langkah awal dalam performance appraisal adalah menetapkan standar kinerja yang akan digunakan untuk menilai kinerja karyawan.
Standar ini sebaiknya dimuat dalam deskripsi pekerjaan (Job Description). Standar kinerja harus jelas, objektif, terukur, dan mudah dipahami untuk menentukan apakah karyawan berhasil memenuhi kriteria dan kontribusinya terhadap tujuan organisasi.
2. Komunikasikan Standar Kerja
Setelah standar kinerja ditetapkan, manajer perlu mengkomunikasikannya kepada seluruh karyawan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa karyawan memahami harapan perusahaan terhadap mereka.
Komunikasi yang efektif harus bersifat dua arah, di mana manajer juga harus menerima umpan balik dari karyawan mengenai standar tersebut. Jika komunikasi tidak berjalan baik, penerapan performance appraisal akan menjadi sulit.
3. Ukur Kinerja Nyata
Langkah berikutnya dalam performance appraisal adalah mengukur kinerja karyawan selama periode tertentu. Pengukuran ini melibatkan observasi, laporan statistik, serta umpan balik lisan dan tertulis. Pengukuran harus dilakukan secara terus-menerus dan objektif, menghindari unsur subjektivitas agar hasil penilaian tidak dipengaruhi oleh opini pribadi.
4. Bandingkan Kinerja Nyata dengan Standar
Setelah kinerja nyata diukur, proses selanjutnya adalah membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.
Tujuan dari perbandingan ini adalah untuk mengidentifikasi adanya penyimpangan dari standar. Jika kinerja karyawan di bawah standar, manajer harus melakukan evaluasi dan analisis lebih lanjut serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki kekurangan.
5. Diskusikan Hasil dan Berikan Feedback
Terakhir, hasil penilaian perlu dibahas dengan karyawan secara langsung oleh manajer. Diskusi ini harus fokus pada komunikasi dan pendengaran, memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memahami kekuatan dan kelemahan mereka.
Feedback harus disampaikan dengan cara yang positif untuk membantu karyawan memperbaiki performa dan meningkatkan motivasi. Pemberian umpan balik memerlukan perhatian khusus untuk menghindari dampak emosional yang tidak diinginkan.
Baca Juga: Contoh Appraisal Karyawan Hotel dan Bagaimana Mengisinya
Elemen-elemen yang Ada di Dalam Form Performance Appraisal
Elemen-elemen yang sifatnya wajib ada dalam Form Performance Appraisal meliputi 2 aspek, yaitu aspek kompetensi karyawan, dan aspek hasil kerja karyawan.
1. Aspek Kompetensi Karyawan
Aspek kompetensi karyawan biasanya meliputi beberapa hal seperti:
- Perilaku, sikap, dan moral karyawan
- Skill, kecakapan, dan kemampuan tertentu yang dimiliki oleh karyawan
Sedangkan aspek yang menjadi tolak ukur penilaian dalam kompetensi kerja bisa berupa kemampuan dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan, cara mengorganisasikan dan merencanakan tugas yang diberikan, kemampuan berkomunikasi dengan customer, dan kemampuannya dalam kerjasama tim.
Baca Juga: Manfaat Assesment Kompetensi Bagi HRD
Sebaiknya, pada form performance appraisal diberikan ruang untuk menilai dalam bentuk skala angka 1 sampai dengan 5 untuk menjelaskan perilaku pegawai saat bekerja.
Sabagai contoh, Anda bisa menggunakan patokan ini sebagai penilaian:
- Tidak memuaskan (TM)
- Perlu peningkatan (PP)
- Sesuai harapan (SH)
- Melebihi ekspektasi (ME)
- Luar biasa (LB)
Lakukan penilaian seobjektif mungkin terhadap perilaku karyawan saat bekerja di perusahaan.
2. Aspek Hasil Kerja Karyawan
Tujuan dari penilaian hasil kerja karyawan adalah sebagai tolak ukur untuk mengevaluasi produktivitas dan jumlah order yang bisa dihasilkan oleh karyawan dalam waktu tertentu, mengetahui hasil kerja karyawan, dan lainnya.
Dengan penilaian hasil kerja karyawan, seorang manajer dapat mengetahui hasil kerja dan produktivitas karyawannya untuk menentukan langkah selanjutnya, baik menyusun target yang ingin dicapai perusahaan maupun mewujudkan rencana dari strategi-strategi perusahaan yang ingin diterapkan.
Baca Juga : Software Performance Management: Solusi Ukur Kinerja Karyawan
Contoh Format Form Performance Appraisal
Setelah memahami aspek di atas, sekarang saatnya membuat Form Performance Appraisal. Berikut adalah contoh performance appraisal terbaik yang bisa Anda tiru maupun modifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
ADVAN GRUP
PERFORMANCE APPRAISAL FORM
Dengan ini, kami ingin mengajukan Formulir Penilaian Kerja Karyawan sebagai berikut:
Nama :
NIK :
Jabatan :
Departemen :
Periode Penilaian :
- Absensi dan Keterlambatan
- Sebab dan Jumlah Hari Absen:
- Sakit : __ hari
- Izin : __ hari
- Alpha : __ hari
- Keterlambatan : pernah/tidak ; jika pernah : kali terlambat dalam 4 bulan
- Datang Siang : pernah/tidak ; jika pernah : kali datang siang dalam 4 bulan
- Pulang lebih Cepat : pernah/tidak ; jika pernah : kali pulang cepat dalam 4 bulan
II. Penilaian Hasil Kerja Karyawan
No.
ASPEK NILAI TM PP SH ME LB 1 2 3 4 5 1 Kuantitas Kerja 2 Kualitas Kerja 3 Disiplin 4 Inisiatif 5 Motivasi 6 Tanggung Jawab 7 Kerjasama 8 Penyesuaian Diri 9 Pemahaman terhadap Tugas 10 Pemecahan Masalah *) 11 Leadership/Kepemimpinan *) 12 Pengambilan Keputusan *) Nilai Total Nilai Rata-rata (Nilai Total / Jumlah Aspek) Keterangan:
*) hanya untuk jabatan yang memiliki bawahan
- Tidak memuaskan (TM)
- Perlu peningkatan (PP)
- Sesuai harapan (SH)
- Melebihi ekspektasi (ME)
- Luar biasa (LB)
III. Rekomendasi
[] Dapat diperpanjang/diberhentikan jabatannya/hubungan kerja
[] Diberhentikan mulai tanggal
[] Lain-lain
Contoh Performance Appraisal
Berikut ini salah satu contoh performance appraisal form di perusahaan:
Lakukan Performance Appraisal dengan Software Performance Management LinovHR
Penilaian kinerja karyawan yang dilakukan secara efektif dapat menjadi penentu ke dalam proses kerja lainnya. Sehingga, proses penilaian harus dilakukan secara benar dan sesuai dengan hasil kinerja karyawan.
Proses penilaian yang dilakukan secara manual tanpa adanya bantuan sistem memungkinkan hasil penilaian akan lebih bersifat subjektif dan kurang terukur.
Dampaknya, proses penentuan tindakan selanjutnya seperti kenaikan gaji, pemberian bonus, atau promosi jabatan karyawan tidak bisa dilakukan secara efektif.
Dengan perkembangan teknologi yang canggih, proses penilaian dan evaluasi kinerja karyawan bisa dilakukan secara efektif dengan bantuan dari perangkat lunak. Salah satu sistem perangkat lunak penilaian terbaik Software Performance Management dari LinovHR.
Software Performance Management berbasis web dari LinovHR dapat membantu tugas manajemen HRD dalam menghitung indikator menganalisis performa karyawan perusahaan secara terukur. Pada sistem ini terdiri dari performance appraisal, goals management, serta feedback.
Dengan memanfaatkan penilaian kinerja karyawan dari LinovHR, seluruh tugas mulai dari menentukan target kerja, penilaian, hingga membuat laporan review karyawan bisa dilakukan secara efektif dan terukur, serta memberikan hasil penilaian yang akurat.
Mari hubungi tim kami untuk jadwalkan demo sekarang juga!
