Onboarding karyawan merupakan bagian penting dari penerimaan karyawan baru yang tidak boleh diabaikan. Sebagai seorang HR, sangat penting untuk memahami seluruh tahapan onboarding ini.
Program onboarding bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan baru dapat mengenal dan menyesuaikan diri dengan perusahaan secara menyeluruh.
Proses onboarding biasanya tidak selesai dalam 1 – 2 hari saja, tetapi bisa berlangsung beberapa minggu. Meski demikian, hasil yang diperoleh untuk perusahaan juga sepadan dengan waktu yang diinvestasikan.
Lantas, apa sebenarnya yang dimaksud dengan proses onboarding ini? Mengapa proses onboarding sangat penting bagi perusahaan dan karyawan baru?
Apa Itu Onboarding?
Pada dasarnya, onboarding adalah istilah dalam HR yang merujuk pada proses memperkenalkan karyawan baru ke dalam organisasi atau perusahaan. Proses ini juga dikenal sebagai sosialisasi organisasi dan penting untuk membantu karyawan memahami peran baru mereka serta persyaratan pekerjaan yang harus dipenuhi.
Onboarding mencakup berbagai aspek yang berkaitan dengan karyawan baru, mulai dari administrasi dan pemenuhan persyaratan formal hingga pengenalan terhadap budaya perusahaan, struktur organisasi, dan tanggung jawab pekerjaan yang akan diemban.
Setiap perusahaan memiliki tujuan yang berbeda dalam melaksanakan onboarding bagi karyawan baru. Terlepas dari tujuan yang ingin dicapai, penting bagi perusahaan untuk memastikan karyawan baru merasa nyaman dan dapat segera berintegrasi melalui proses onboarding.
Onboarding dapat membantu karyawan baru untuk menyesuaikan diri dan beradaptasi dengan lingkungan kerja baru mereka. Karyawan perlu memahami peran mereka dan budaya yang ada di perusahaan.
Selain itu, onboarding juga bertujuan untuk mengajak karyawan baru untuk aktif berkontribusi terhadap kesuksesan perusahaan dan membantu mempertahankan karyawan dengan membuat mereka merasa menjadi bagian dari tim.
Baca juga: Manfaat Program Orientasi dan Pelatihan Bagi Karyawan Baru
Tujuan Onboarding Karyawan
Proses onboarding karyawan baru memiliki beberapa tujuan utama yang sangat penting seperti berikut:
1. Meningkatkan Retensi Karyawan
Ketika karyawan baru merasa diterima dengan baik dan diberikan bimbingan yang tepat sejak awal, mereka cenderung merasa lebih terikat dan loyal terhadap perusahaan. Perasaan positif ini dapat menjadi dasar yang kuat untuk membangun hubungan jangka panjang antara karyawan dan perusahaan.
2. Meningkatkan Produktivitas dan Kinerja
Karyawan yang memahami dengan jelas tugas dan tanggung jawab mereka sejak awal cenderung bekerja dengan lebih percaya diri. Pemahaman yang baik mengenai harapan perusahaan juga memungkinkan mereka untuk menjalankan tugas-tugasnya dengan lebih fokus dan akurat.
3. Mengintegrasikan Karyawan ke dalam Budaya Perusahaan
Sekitar 60% pimpinan SDM menyebutkan bahwa onboarding karyawan bertujuan untuk membantu mereka beradaptasi dengan budaya perusahaan. Misalnya, jika Anda memperkenalkan teknologi modern kepada karyawan baru tetapi proses orientasinya masih menggunakan banyak formulir kertas dan pena, ini bisa membingungkan.
Pada intinya, program orientasi yang konsisten dengan budaya perusahaan akan memudahkan karyawan baru untuk merasa diterima dan memahami nilai-nilai perusahaan.
4. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
Proses onboarding tidak hanya memperkenalkan karyawan baru kepada perusahaan, tetapi juga memperkenalkan perusahaan kepada karyawan baru. Dalam proses ini, karyawan baru mendapatkan pemahaman menyeluruh tentang budaya, nilai-nilai, dan tujuan perusahaan.
Dengan memahami filosofi perusahaan, karyawan baru merasa lebih terlibat dan termotivasi untuk berkontribusi dalam mencapai visi dan misi perusahaan.
5. Mempercepat Waktu Adaptasi Karyawan Baru
Onboarding yang efektif dapat mempercepat adaptasi karyawan baru terhadap lingkungan kerja dan dinamika perusahaan. Proses ini memberikan informasi dan panduan yang diperlukan untuk memahami peraturan, prosedur, dan struktur organisasi, sehingga karyawan baru dapat merasa nyaman dan percaya diri lebih cepat.
6. Meningkatkan Kepuasan Kerja
Karyawan baru yang diterima dengan baik dan mendapatkan dukungan yang memadai cenderung memiliki pandangan positif terhadap perusahaan dan lingkungan kerja mereka.
Pengalaman yang baik membentuk persepsi positif terhadap kualitas perusahaan dan komitmennya untuk memberikan pengalaman kerja yang memuaskan. Kepuasan ini berpotensi meningkatkan loyalitas karyawan dan mengurangi turnover.
7. Mengurangi Turnover dan Biaya Terkait
Dengan meningkatnya retensi dan produktivitas, perusahaan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan turnover tinggi, seperti biaya perekrutan dan pelatihan karyawan baru.
Manfaat Program Onboarding
Onboarding yang berkualitas akan membuat seorang karyawan baru mampu bekerja dengan sangat antusias dan cepat dalam beradaptasi dengan rekan-rekan kerjanya.
Inilah yang akan membuatnya merasa nyaman dan lebih bersemangat untuk bekerja. Karyawan yang semangat tentunya akan mendukung produktivitas perusahaan.
Berikut adalah beberapa manfaat onboarding bagi perusahaan:
1. Pemahaman Terhadap Visi dan Misi Perusahaan
Manfaat utama dari onboarding dapat membantu karyawan baru memahami visi dan misi perusahaan tempat mereka bekerja. Ini memungkinkan mereka mengetahui tujuan perusahaan dan nilai-nilai yang dipegang, sehingga mereka dapat menyelaraskan diri dengan kode etik dan budaya perusahaan.
2. Ice Breaking di Lingkungan Kerja
Saat dilakukan onboarding biasanya karyawan baru akan berkenalan dengan karyawan yang telah lebih lama bekerja. Ice breaking akan mencairkan suasana karena rasa kikuk sebelum berkenalan.
Mungkin dengan perkenalan singkat akan tercipta keakraban saat bekerja di perusahaan atau kantor yang dapat menciptakan suasana nyaman saat bekerja.
3. Adaptasi Karyawan
Berbeda dengan orientasi yang biasanya fokus pada aturan, onboarding bermanfaat untuk karyawan baru menyesuaikan diri dengan peran dan tanggung jawab mereka serta memahami harapan tim dan perusahaan. Keberhasilan onboarding terletak pada kemampuan program untuk menanamkan rasa komitmen dan saling percaya di antara karyawan.
4. Pengenalan Job Description
Onboarding juga berfungsi untuk memperkenalkan karyawan baru pada job description mereka, meliputi kualifikasi teknis, konseptual, dan mental yang dibutuhkan. Ini termasuk penjelasan tentang bagaimana melaksanakan tugas sehari-hari secara efektif, seperti menghadapi pelanggan yang menantang.
5. Membangun Employer Branding
Onboarding yang efektif dapat memperkuat citra perusahaan sebagai tempat kerja yang positif. Ketika karyawan baru merasa didukung dan diperlakukan dengan baik sejak hari pertama, mereka cenderung membagikan pengalaman positif mereka.
Hal ini dapat meningkatkan daya tarik perusahaan di mata calon karyawan dan memperkuat reputasi perusahaan sebagai tempat yang ramah dan mendukung pengembangan karier.
Baca juga: Kenali 8 Contoh Sanksi Perusahaan Terhadap Karyawan
Bagaimana Melakukan Proses Onboarding yang Tepat?
Melakukan onboarding merupakan aktivitas yang tidak sederhana. HRD tentunya harus memiliki rencana-rencana yang tepat agar proses onboarding berjalan dengan lancar dan sesuai dengan harapan.
Berikut beberapa cara melakukan proses onboarding yang tepat:
1. Menciptakan Suasana yang Nyaman
Suasana yang nyaman saat proses onboarding berlangsung merupakan cara yang tepat untuk dilakukan bagi Anda. Interaksi antara karyawan baru dan karyawan lama sangat diperlukan guna memberikan suasana yang interaktif.
Anda dapat mengadakan sesi briefing sesaat sebelum melakukan pekerjaan untuk memberikan suasana yang interaktif dan nyaman bagi karyawan baru. Hal ini dilakukan agar suasana menjadi cair dan tidak terkesan kaku.
2. Jangan Berikan Beban Kerja yang Terlalu Berat Diawal
Cara yang selanjutnya yaitu jangan memberikan beban kerja yang berat di awal pertemuan. Umumnya, dalam proses onboarding, karyawan akan diberikan tugas yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan yang telah diberi tahu.
Hal tersebut dilakukan sebagai pengenalan karyawan dalam melaksanakan peran dan tanggung jawabnya. Maka, jika perusahaan membebaninya dengan pekerjaan yang berat akan mengurangi motivasi dalam bekerja kedepannya.
3. Libatkan Karyawan Baru dalam Berbagai Perbincangan
Agar proses onboarding berjalan dengan lancar, Anda perlu melibatkan karyawan baru dalam perbincangan. Sehingga mereka dapat menunjukkan kapabilitasnya dalam menjalankan tugas.
Di samping itu, mereka juga dapat belajar dari berbagai pengalaman yang didapatkan ketika melakukan diskusi langsung dengan atasan. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan diri yang jauh lebih optimal.
Baca Juga: Apakah Induction Training Bermanfaat saat Proses Onboarding?
Langkah-langkah Proses Onboarding Karyawan Baru
Untuk menjalankan proses onboarding yang efektif, berikut adalah langkah-langkah penting yang perlu diikuti:
1. Penyambutan dan Pengenalan: Mulailah dengan memberikan sambutan hangat kepada karyawan baru dan memperkenalkan mereka kepada rekan kerja serta atasan.
2. Informasi Perusahaan: Berikan informasi mendalam tentang sejarah perusahaan, serta visi, misi, dan budaya yang dijunjung.
3. Pelatihan Tugas: Sediakan pelatihan yang diperlukan agar karyawan baru dapat melaksanakan tugas mereka dengan efisien dan efektif.
4. Sosialisasi: Fasilitasi proses sosialisasi antara karyawan baru dengan rekan kerja dan atasan untuk membangun hubungan yang baik dan memastikan mereka merasa diterima.
5. Mentoring: Tunjuk mentor yang dapat membantu karyawan baru mengatasi tantangan dan memberikan dukungan yang diperlukan.
6. Evaluasi: Lakukan evaluasi dan berikan umpan balik secara berkala untuk memastikan karyawan baru memahami tanggung jawab mereka dan memenuhi ekspektasi kinerja.
7. Proses onboarding yang baik membantu karyawan baru merasa nyaman dan diterima sejak awal, serta memahami tugas dan tanggung jawab mereka untuk bekerja secara efisien dan efektif.
Contoh program onboarding karyawan baru
Berikut adalah berbagai contoh aktivitas yang biasanya termasuk dalam program onboarding karyawan baru:
1. Penawaran Pekerjaan: Proses resmi untuk menawarkan posisi kepada kandidat terpilih.
2. Negosiasi Gaji: Diskusi mengenai kompensasi dan tunjangan yang akan diterima.
3. Pengurusan Dokumen: Penyelesaian dokumen perekrutan dan administrasi penting lainnya.
4. Pengenalan Kebijakan dan Budaya: Penjelasan tentang kebijakan perusahaan serta nilai-nilai dan budaya organisasi.
5. Pelatihan Kerja: Program pelatihan untuk membantu karyawan baru memahami peran dan tanggung jawab mereka.
6. Penjelasan Benefit: Informasi tentang manfaat tambahan yang ditawarkan perusahaan selain gaji.
Tur Fasilitas: Pengenalan terhadap fasilitas kantor dan area kerja.
7. Perkenalan dengan Tim: Memperkenalkan karyawan baru kepada pemangku kepentingan dan rekan kerja.
8. Kegiatan Team Building: Aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan kerjasama dan kekompakan tim.
Contoh SOP Onboarding Karyawan Baru
Untuk melakukan onboarding yang tepat, tentunya Anda harus memiliki SOP yang jelas dan terukur. Sehingga perusahaan dapat melakukan sesuai dengan rencana yang telah diberikan.
Berikut contoh SOP onboarding karyawan baru yang umum dilakukan perusahaan:
- Ketika telah mendapatkan karyawan baru, HRD akan membuat kontrak kerja untuk karyawan baru.
- Mempersiapkan berbagai keperluan karyawan baru seperti meja, peralatan kerja, dan lain-lain.
- Mempersiapkan tugas-tugas yang akan dikerjakan selama masa percobaan (probation) yang telah dikonsultasikan dengan user.
- Menghubungi karyawan yang bersangkutan bahwa dia telah resmi diterima.
- Melakukan tanda tangan kontrak dengan karyawan untuk memastikan bahwa dia akan segera bergabung dan bekerja. Pastikan satu dokumen diberikan kepada karyawan dan satu dokumen lagi oleh departemen HRD.
- Membuat kartu absensi untuk karyawan baru dan daftarkan pula dengan alat absensi fingerprint (jika ada).
- Mengantarkan karyawan baru ke meja kerjanya untuk bertemu user.
- Memperkenalkan karyawan baru kepada seluruh karyawan dan divisi yang ada di kantor.
- Memberikan bekal presentasi terkait dengan visi, misi, nilai perusahaan serta hak dan kewajibannya selama menjadi karyawan dalam perusahaan Anda.
- Meminta fotokopi KTP, KK, NPWP, serta nomor rekening.
- Melakukan entry data karyawan baru dan input rekening dalam daftar payroll.
Untuk mempermudah proses onboarding karyawan tentunya Anda membutuhkan bantuan software HRIS yang dapat mempermudah segala proses administrasi.
Salah satu software yang bisa Anda andalkan adalah Software HRIS Indonesia LinovHR. Dengan software HRIS , Anda dapat dengan mudah menginput dan mengelola data karyawan dalam satu tempat dengan mudah, cepat, dan efisien.
Segera mudahkan proses administrasi karyawan baru Anda menggunakan software HRIS LinovHR.
Baca juga: Bagaimana Melakukan Employee Self-Service Onboarding
Kesimpulan
Proses onboarding karyawan yang tidak berkualitas akan berdampak buruk bagi perusahaan. Selain itu, karyawan baru akan merasa kesulitan untuk bisa beradaptasi dengan lingkungan kerja.
Untuk itulah penting dilakukan onboarding di setiap perusahaan demi mencegah keluar masuk karyawan dan mengoptimalisasi pekerjaan karyawan di kantor.
Dengan pelaksanaan yang tepat, program on boarding karyawan dapat meningkatkan keterlibatan, mempercepat produktivitas, dan mengurangi tingkat pergantian karyawan. Meskipun setiap organisasi mungkin memiliki program orientasi yang berbeda sesuai dengan kebutuhan uniknya, tujuan utamanya tetap sama: memberikan dasar yang kuat bagi karyawan baru untuk sukses dalam peran mereka.
