Pengertian Manajemen Kompetensi dan Langkah Penerapannya

Sumber Daya Manusia (SDM) atau karyawan adalah aset terbesar dari sebuah perusahaan. Sebagai aset, tentu perusahaan menginginkannya memiliki keunggulan secara kompetensi.

Bisa dikatakan, kompetensi adalah faktor yang dapat menentukan keberhasilan kinerja karyawan.

Namun, kompetensi saja tidak akan maksimal jika tidak sesuai kebutuhan. Penempatan karyawan harus disesuaikan dengan kompetensinya (The Right Man on The Right Place).

Karena itulah perusahaan selayaknya melakukan upaya yang efektif untuk mengelola SDM agar  relevan dengan kebutuhan dan strategi perusahaan. Upaya tersebut biasa juga dikenal sebagai manajemen kompetensi.

Pengertian Manajemen Kompetensi

Sistem manajemen kompetensi adalah sebuah proses untuk merencanakan, mengorganisasi, melaksanakan, dan mengendalikan semua aktivitas karyawan yang dimulai dari proses rekruitmen, pengembangan diri, perencanaan karier, evaluasi kerja, rencana suksesi, hingga untuk memasuki masa pensiun.

Untuk mempermudah semua kegiatan manajemen kompetensi tersebut, pelaku usaha kini bisa menggunakan software khusus sistem manajemen kompetensi yang terintegrasi dan memiliki teknologi yang canggih.

LinovHR adalah Competency Management Software System di Indonesia yang dapat membantu perusahaan untuk menyimpan, mencari, dan menganalisis data terkait kompetensi masing-masing karyawan.

Langkah Praktis Penerapan Sistem Manajemen Kompetensi

Dalam menerapkan Sistem Manajemen Kompetensi tentu memerlukan langkah-langkah khusus agar bisa mendapatkan hasil yang maksimal.

Berikut 8 langkah praktis dalam menerapkan Sistem Manajemen Kompetensi di perusahaan.

1. Melakukan Review Visi dan Misi Perusahaan

Sebelum melangkah jauh dalam penerapan Sistem Manajemen Kompetensi, ada baiknya perusahaan mereview visi dan misinya agar langkah yang hendak diambil tetap berada dalam benang merah visi misi.

Selain itu, penting pula untuk memperhatikan nilai-nilai yang dianut perusahaan sebagai landasan kerja bagi semua pihak yang berkerja di perusahaan.

2. Mengevaluasi Strategi Persaingan yang Diterapkan Perusahaan

Langkah berikutnya adalah dengan melakukan review dan mengevaluasi strategi yang diterapkan perusahaan untuk menghadapi persaingan.

Melalui langkah ini, pihak manajerial atau pimpinan perusahaan bisa melakukan perencanaan model Sistem Manajemen Kompetensi yang tepat sasaran karena setiap perusahaan tentunya memiliki strategi persaingan yang berbeda-beda.

3. Identifikasi Posisi

Sebagaimana yang dinyatakan dalam KMWorld Magazine, perusahaan yang besar dengan banyak karyawan, akan membuat pelacakan keterampilan karyawan menjadi lebih rumit.

Oleh karena itu, perlu dilakukan identifikasi secara menyeluruh dan detail akan posisi atau jabatan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Langkah ini dilakukan dalam penerapan Sistem Manajeman Kompetensi agar pengidentifikasian menjadi lebih terstruktur.

4. Analisa Pekerjaan

Langkah praktis berikutnya yang bisa diambil adalah dengan melakukan proses analisa segala jenis pekerjaan yang ditengah dijalankan dan yang akan dibutuhkan agar perusahaan bisa beroperasi sebagaimana mestinya.

Analisa ini selayaknya dibuat dengan penelusuran secara terperinci pada masing-masing bidang kerja atau jabatan yang ada.

5. Pendataan Kompetensi

Setelah melakukan analisa ditiap posisi atau jabatan, langkah selanjutnya adalah dengan melakukan pendataan kebutuhan kompetensi yang harus dimiliki oleh tiap karyawan yang bekerja di posisi tersebut.

Hal ini penting agar penerapan Sistem Manajemen Kompetensi bisa menghasilkan data sebagaimana yang dibutuhkan untuk upaya peningkatan kompetensi seperti pelatihan dan pendidikan.

6. Identifikasi Kandidat Pada Proses Perekrutan

Hal lain yang tak boleh dilewatkan adalah dalam proses perektrutan. Perusahaan harus melakukan pengidentifikasian akan kandidat yang memiliki potensi yang sesuai dengan persayaratan kompetensi yang ditetapkan.

Melalui bantuan Sistem Manajemen Kompetensi, para perekrut bisa melihat standar kompetensi minimun yang sudah dimiliki perusahaan.

Data inilah yang digunakan untuk melakukan perbandingan antara satu calon karyawan dengan calon lainnya sehingga bisa dilihat perbedaan kompetensi mereka untuk mendapatkan kandidat terbaik.

7. Membuat Sistem Monitoring Kinerja

Sistem pengawasan menjadi langkah penting untuk mengontrol kinerja setiap karyawan yang ada. Monitoring ini tidak hanya untuk melihat kinerja mereka secara individu, tetapi juga secara umum dalam satu perusahaan.

8. Pengaplikasian Rencana

Setelah ketujuh langkah diatas dilakukan, maka langkah terakhir yang harus dijalankan adalah pelaksanaan atau pengaplikasian dar rencana-rencana yang sudah dibuat.

Rencan-rencana ini seperti pelatihan, pendidikan, monitoring, dan evaluasi. Pengaplikasian rencana ini akan sangat terbantu dengan penerapan Sistem Manajemen Kompetensi karena di sana sudah ada fitur-fitur terstruktur yang praktis digunakan.

Baca juga: Competency Management: Pengertian, Manfaat dan Cara Menerapkannya

Alasan Sistem Manajemen Kompetensi Penting untuk Perusahaan

Sebagaimana yang sudah diungkap sebelumnya, sistem manajamen kompetensi digunakan oleh perusahaan untuk membantu mempermudah tugas pengevaluasian dan pengelolaan kompetensi dari sumber daya manusia yang mereka miliki.

Secara umum, ada 8 alasan mengapa Sistem Manajemen Kompetensi penting untuk perusahaan, yaitu :

1. Efisiensi Pelatihan

Penggunaan sistem manajemen kompetensi akan berdampak kepada penghematan anggaran untuk pelatihan yang tidak perlu.

Hal ini karena data keahlian karyawan tercatat dengan baik sehingga pelatihan yang dirasa tidak diperlukan lagi tak perlu diberikan kepada karyawan tersebut.

Evaluasi dan manajemen yang dihasilkan juga akan membantu memastikan apakah pelatihan yang dilakukan efektif atau tidak.

2. Memudahkan Identifikasi Kinerja

Dalam menempatkan karyawan, tentu perusahaan harus mengidentifikasi keunggulan dan kompetensi tiap karyawan.

Sistem manajemen kompetensi bisa memberikan gambaran akan kompetensi karyawan tersebut untuk mengisi posisi tertentu. Selain itu, perusahaan juga bisa terbantu untuk melacak kemajuan komptensi karyawannya.

3. Memberi Citra Terhadap Klien

Pencitraan tentu penting dalam dunia bisnis dan usaha.

Penggunaan sistem manajemen kompetensi akan menunjukkan bahwa perusahaan tersebut memiliki keunggulan dalam upaya melakukan kinerja terbaiknya dihadapan klien.

4. Keunggulan Kompetetif

Standar kompetensi yang lebih tinggi membuat daya kompetitif perusahaan lebih baik dibanding pesaingnya.

Penerapan sistem manajemen kompetensi menunjukkan respon yang lebih baik terhadap permintaan pelanggan. Artinya, standar daya tawar perusahaan juga akan semakin tinggi.

5. Kinerja Individual dan Organisasi yang Lebih Baik

Penerapan teknologi dalam bentuk apapun selayaknya membuat produktivitas perusahaan menjadi lebih baik karena kinerja secara individu maupun keseluruhan juga lebih baik.

Begitupun dalam penggunaan sistem manajemen kompetensi, evaluasi kinerja yang dilakukan secara berkelanjutan akan menimbulkan budaya kerja yang unggul, efektif, dan efisien.

6. Mempertahankan Karyawan Berkinerja Tinggi

Sistem manajemen kompetensi yang dikelola dengan baik dapat menjadi alat untuk mendata dan mempertahankan karyawan yang memiliki kinerja baik.

Mereka yang berkompeten biasanya akan lebih mampu mengembangkan kemampuan diri mereka sendiri sehingga akan menguntungkan perusahaan itu sendiri.

Baca Juga : Manfaat Assesment Kompetensi Bagi Divisi HR

7. Dukungan Perkembangan Karir Bagi Karyawan

Melalui pendataan secara spesifik bagi tiap karyawan, sistem manajamen kompetensi akan membuat karyawan memiliki arahan yang lebih jelas akan pengembangan kinerjanya.

Perusahaan juga artinya memberi dukungan bagi perkembangan karir karyawannya sehingga memicu komitmen karyawan yang lebih baik.

8. Meminimalisir Kesalahan Rekrutmen

Dikarenakan pembagian sumber daya manusia sudah baik, artinya perusahaan bisa melakukan proses rekrutmen dengan lebih baik juga. Penerimaan karyawan akan lebih akurat berdasarkan kebutuhan saat itu dan masa mendatang.

Apabila sistem manajemen kompetensi diterapkan dengan baik, maka hal tersebut akan sangat berpengaruh kepada   kinerja yang dihasilkan oleh tim maupun individu di dalam suatu perusahaan.