Untuk menunjang berbagai pekerjaan HR, umumnya perusahaan menggunakan sebuah HR tools yang dapat membantu mempermudah kegiatan administratif oleh HRD.
Seperti halnya urusan kepersonaliaan, payroll, manpower planning, absensi, dan lain-lain.
Tools HRD ini harus terintegrasi sehingga pengelolaan data karyawan dapat dilakukan dengan cepat, mudah, dan akurat. Pastinya hal ini penting untuk digunakan oleh setiap perusahaan dalam meningkatkan produktivitasnya.
Lalu, apa saja HR tools modern yang umum digunakan saat ini?
Simak ulasan LinovHR di artikel berikut ini!
HR Tools Modern yang Wajib Perusahaan Miliki
Terdapat beberapa tools untuk HR yang umumnya wajib dimiliki oleh perusahaan. Tools tersebut memiliki kegunaannya masing-masing dalam membantu pekerjaan seorang HRD dalam melakukan pekerjaannya.
Berikut beberapa tools HRD yang wajib dimiliki oleh setiap perusahaan.
1. Kamus Kompetensi Skill
Kamus kompetensi skill adalah semacam daftar dan deskripsi singkat mengenai kompetensi untuk setiap posisi atau jabatan dalam setiap divisi perusahaan.
Tentunya perusahaan harus mendeskripsikan skill yang dibutuhkan oleh masing-masing jabatan yang ada.
Dalam hal ini, HR biasanya menggunakan bantuan tools kamus kompetensi skill agar lebih mudah dalam menyusunnya. Hal ini karena ada banyak posisi atau jabatan yang ada di perusahaan.
2. Buku Panduan SOP
Agar setiap karyawan dapat bekerja sesuai dengan porsi dan fungsinya masing-masing, maka harus dibekali dengan buku panduan SOP (standard operational procedure).
Buku panduan SOP menjadi salah satu tools wajib yang dimiliki oleh HRD untuk menjamin kelancaran aktivitas yang dilakukan oleh setiap karyawan dalam perusahaan.
Tentunya perusahaan harus terus memperbaharui materi SOP yang ada karena akan selalu ada perubahan cara kerja sesuai dengan perkembangan zaman.
3. Survei Kepuasan Pegawai
Survei kepuasan pegawai adalah HR tools yang digunakan untuk mengukur tingkat kepuasan karyawan selama bekerja di perusahaan. Metode yang digunakan biasanya metode survey.
Tools ini pastinya dapat memberikan laporan terkait dengan level kepuasan karyawan dengan hasil yang lebih objektif. Sehingga, perusahaan dapat mengetahui hubungannya dengan peningkatan atau penurunan kinerja karyawan.
4. KPI dan Appraisal
Untuk melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan secara objektif, HRD membutuhkan tools KPI dan Appraisal. Penilaian yang dilakukan umumnya cukup komprehensif mulai dari tim, atasan, bawahan, hingga self review.
Menggunakan tools KPI, manajemen perusahaan dapat melihat mengenai tingkat ketercapaian atas penjualan, pelayanan, dan sebagainya yang dilakukan oleh karyawan.
Sehingga dapat melihat tingkat performa karyawan berdasarkan data dan statistik yang akurat.
5. Competency-based Interview
Setiap perusahaan pastinya membutuhkan karyawan baru dengan cara melakukan proses rekrutmen. Oleh karena itu, competency-based interview menjadi salah satu tools yang digunakan HR untuk menggali potensi yang ada dalam calon kandidat.
Tools ini berisikan beberapa pertanyaan-pertanyaan dan tes berbasis kompetensi yang dirancang untuk melihat dan menggali potensi setiap calon kandidat. Dengan begitu, perusahaan dapat menyaring calon kandidat terbaik dan potensial untuk mendapatkan karyawan yang tepat.
Salah satu contoh penerapan competency-based interview adalah penerapan tes seperti tes DISC dan tes MBTI.
6. Salary Grade dan Skala Kompensasi
Semakin besar perusahaan maka semakin perlu perusahaan tersebut membuat suatu struktur skala gaji yang baik. Ini merupakan salah satu tools yang sering digunakan oleh HRD dalam membuat tingkatan gaji dan skala kompensasi.
Biasanya HR tools yang satu ini telah terintegrasi dengan tools Payroll di mana HR dapat mengelola urusan penggajian seluruh karyawan yang ada. Sehingga menghasilkan struktur penggajian yang detail dan akurat.
Baca Juga: Hal yang Harus Jadi Pertimbangan HRD Sebelum Kenaikan Gaji
7. Mesin Absensi
HR tools yang terakhir ini merupakan salah satu tools HRD yang paling penting. Apalagi, saat ini perusahaan banyak melakukan sistem kerja hybrid di mana terdapat karyawan yang bekerja dari kantor dan bekerja dari rumah.
Sehingga, membutuhkan suatu tools absensi yang terintegrasi untuk memudahkan perusahaan mengontrol segala jam kehadiran dan aktivitas yang dilakukannya.
Ini bertujuan untuk tetap menjaga produktivitas kinerja seluruh karyawan.
Software LinovHR Jawaban HR Tools Modern
Seiring berkembangnya teknologi informasi, tools HRD juga ikut berkembang. Jika sebelumnya tools HRD mengandalkan banyak bindex dan kolom-kolom Excel, sekarang sudah hadir software HRIS yang telah mendigitalisasi seluruh tools HR.
Dengan digitalisasi ini, proses kerja HR menjadi lebih cepat, tepat, dan terukur.
Bisa dikatakan hadirnya software HRIS adalah sebuah gebrakan dalam transformasi digital di bidang personalia.
Salah satu HR tools modern yang bisa jadi pilihan terbaik adalah Software HRIS LinovHR. LinovHR memiliki berbagai macam tools atau modul yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Organization Management
Modul Organization Management ini dapat Anda manfaatkan untuk melihat gambaran lengkap mengenai organisasi perusahaan Anda dan berbagai komponen lainnya seperti location group, cost center, grade, dan lain-lain.
Personnel Administration
Personnel Administration merupakan HR tools atau modul yang digunakan untuk mengelola informasi serta data diri karyawan secara terperinci.
Recruitment
Modul Recruitment berguna untuk melakukan Manpower Planning, Career Announcement, Recruitment Request yang dapat memudahkan Anda dalam melakukan proses rekrutmen karyawan baru.
Payroll
Modul Payroll dapat membantu Anda dalam mengelola seluruh penggajian karyawan mulai dari tahap awal hingga akhir dengan pembuatan laporan payroll yang terperinci.
Competency Management
Tentunya setiap unit kerja yang ada di perusahaan memiliki standar kompetensinya masing-masing. Dengan bantuan modul Competency Management Tools dari LinovHR, Anda dapat mengelola dengan mudah setiap kompetensi yang ada di seluruh unit kerja.
Performance Management
Performance Management merupakan salah satu tools HRD yang paling penting untuk melakukan penilaian kinerja karyawan berdasarkan apa yang telah dilakukannya. Modul ini akan memberikan Anda kemudahan dalam melakukan proses penilaian kinerja karyawan dengan objektif.
Time Management
Modul ini berfungsi untuk mempermudah manajemen pengelolaan waktu seperti jadwal kerja karyawan dan pencatatan kehadiran karyawan dengan akurat.
Reimbursement
Modul Reimbursement digunakan untuk mengelola seluruh kebutuhan reimburse perusahaan seperti asuransi kesehatan, BPJS, dana pensiun, dan lain-lain.
Succession Management
Modul ini berfungsi untuk mengatur berbagai hal yang berkaitan dengan perencanaan suksesi perusahaan Anda. Sehingga setiap posisi atau jabatan penting dapat diisi oleh orang-orang yang tepat.
Loan
Modul Loan merupakan HR tools yang dapat memberikan fasilitas pinjaman karyawan yang memiliki masalah keuangan. Fasilitas ini tentunya disesuaikan dengan peraturan perusahaan yang ada.
Employee Self Service (ESS)
Modul ini memungkinkan karyawan terlibat lebih jauh dalam mengakses dan mengelola data dirinya sendiri dalam perusahaan. ESS juga memungkinkan karyawan untuk mengajukan beberapa haknya seperti cuti.
Learning management System
Modul learning management system dapat Anda manfaatkan untuk mengatur seluruh hal yang berkaitan dengan kegiatan pembelajaran dan pengembangan karyawan di perusahaan.
Sudah siapkah Anda mencoba menggunakan Software HRIS Indonesia LinovHR? Ayo ajukan demo gratis, sekarang!
