Penilaian kinerja karyawan merupakan suatu hal yang perlu HR perhatikan agar dapat menunjang kesuksesan perusahaan. Hal ini karena kinerja karyawan menjadi elemen penting yang akan menentukan produktivitas dan kualitas.
Namun, tiap orang memiliki asumsinya sendiri dalam menilai kinerja seseorang. Sehingga, perbedaan inilah perlunya membuat standar terukur berdasarkan kesepakatan kriteria bersama yang disebut sebagai penilaian kinerja.
Lalu bagaimana tahap melakukan penilaian kinerja karyawan agar tidak terkesan asal jadi? Berikut 5 tahapan yang bisa anda lakukan dalam melakukan penilaian yang baik.
5 Tahap Penilaian Kinerja Karyawan
Menurut Mathis dan Jackson, penilaian kinerja karyawan adalah suatu proses evaluasi terhadap karyawan dalam melakukan pekerjaan yang mesti dikomparasikan dengan standar yang dilanjutkan dengan memberikan informasi tersebut kepada karyawan.
Penilaian kinerja ini sering juga dengan memberi peringkat pada karyawan melalui peninjauan, evaluasi, dan penilaian hasil kerja.
Berikut ini lima tahap untuk melakukan penilaian kinerja di perusahaan anda dan penjelasannya:
1. Tahap Perencanaan
Sebagaimana umumnya suatu kegiatan, penilaian kinerja juga harus diawali dengan suatu perencanaan. Perencanaan, biasanya disusun pada awal tahun untuk rencana satu tahun kedepannya.
Tahap ini diambil dalam upaya penyusunan sasaran kinerja yang diharapkan kepada karyawan dan kompetensi apa yang diharapkan oleh perusahaan untuk setiap karyawan.
Selain itu harus dipertimbangkan hal-hal apa saja yang harus menjadi standar dalam penilaian kinerja agar penilaian menjadi ideal.
Untuk mencapai penilaian yang ideal tersebut maka penilaian haruslah objektif. Penilaian yang objektif ini adalah berdasarkan standar-standar acuan yang sudah disetujui dan nilainya sesuai dengan tingkat pencapaian.
Pada tahap ini juga sudah harus ditentukan sistem atau metode penilaian kerja apa yang akan dipakai. Secara umum, ada empat metode yang digunakan dalam penilaian kinerja karyawan, yaitu:
- Behavior Appraisal System (tingkah laku)
- Personal/Performer Appraisal System (ciri dan sifat individu)
- Result Oriented Appraisal System (hasil kerja)
- Contingency Appraisal System (kombinasi ketiganya)
Baca Juga: Bagaimana Cara Membuat Sistem Penilaian Kinerja Karyawan?
2. Penyusunan Data dan Bahan
Setelah perencanaan sudah matang, langkah berikutnya adalah melakukan penyusunan data dan bahan. Data-data yang terkait seperti laporan kerja, catatan perusahaan, hingga data-data penunjang lain harus disiapkan.
Selanjutnya, data-data itu dijadikan rujukan dari pihak penilai baik itu manajer, pimpinan, kepala divisi, dan lainnya untuk berdiskusi dalam melakukan penyusunan bahan yang diperlukan dalam penilaian kinerja karyawan.
Bahan penilaian yang dibuat sudah memasukkan standar kinerja yang terstruktur, terukur, realistis, tidak rumit, dan memiliki kekuatan nilai. Standar kinerja juga dispesifikkan berdasarkan posisi dan jabatan karyawan agar lebih mudah dalam menjabarkan penilaiannya berdasarkan tanggung jawab yang dimiliki.
Baca juga: 14 Indikator Penilaian Kinerja Karyawan
3. Pelaksanaan atau Performing
Pelaksanaan menjadi tahap pamungkas dengan malakukan pemantauan (On-going Tracking) dan umpan balik (feedback) yang dilaksanakan sepanjang tahun berjalan.
Biasanya, dalam pelaksanaannya akan ada proses review baik tiap bulan atau pada tengah tahun. Proses umpan balik dilakukan bisa berupa pemberian coaching dari atasan kepada karyawannya.
Oleh karena itu, pada tahap ini perlu komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan agar tidak terjadi kesalahpahaman. Pemberian arahan atau teguran sangat penting pada langkah pelaksanaan ini agar tujuan yang telah dibuat dalam perencanaan bisa tercapai.
Namun, jika memang diperlukan bisa juga dilakukan review kembali akan sasaran kinerja yang dibuat saat tahap perencanaan.
4. Penilaian dan Review
Hasil yang didapat dari pelaksanaan tentunya harus dilakukan penilaian di tiap akhir tahun pelaksanaan. Tahap ini membutuhkan komunikasi yang intens mengenai review dari seluruh proses pelaksanaan penilaian kinerja sepanjang tahun. Para penilai atau pimpinan harus kembali berdiskusi dengan melihat berbagai sudut pandang dan kondisi.
Tahap penilaian dilakukan dengan mengkomparasikan antara hasil kerja karyawan dengan standar yang telah ditetapkan. Perbandingan inilah yang akan digunakan dalam pengidentifikasian kinerja karyawan apakah sudah sesuai dengan target yang diinginkan.
Mengulas kembali hasil penilaian juga harus dilakukan dengan melibatkan respon dari karyawan. Hal ini karena mungkin saja mereka memiliki pandangan yang tidak sama yang bisa menjadi bahan rujukan.
Baca Juga : Jenis – Jenis Tes Asesmen Untuk Penilaian Karyawan
5. Pembuatan Laporan Hasil
Setelah semua langkah dilakukan termasuk review hasil penilaian, langkah terakhir adalah dengan membuat laporan. Laporan hasil dari proses penilaian kinerja ini selayaknya diberikan kepada setiap karyawan sebagai bahan rujukan mereka.
Sampaikan juga rencana pengembangan yang direncanakan perusahaan untuk selanjutnya agar karyawan juga bisa melakukan persiapan atau bahkan memberikan saran dan masukannya.
Baca juga: Penting! 7 Contoh Evaluasi Kinerja Karyawan
Permudah Tahapan Penilaian Kinerja Karyawan dengan Software Performance Management LinovHR
Memahami segala tahapan dalam penilaian kinerja akan membantu Anda melaksanakan performance appraisal yang efektif dan efisien sehingga tidak ada proses penilaian yang terlewat.
Anda juga dapat mempermudah tahapan tersebut sehingga berjalan lebih ringkas menggunakan Software Performance Management LinovHR.
Software Performance LinovHR secara khusus diperuntukan untuk mendukung perusahaan menjalankan penilaian kinerja karyawan yang fleksibel. Dilengkapi dengan fitur penilaian yang komprehensif seperti 360 degree feedback dan balance scorecard, yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Dengan Performance Management LinovHR, bias objektivitas pun bisa diminimalisir karena seluruh proses akan dilakukan secara online dan real-time menggunakan ketentuan yang telah disetting di awal. Sehingga menghasilkan penilaian yang adil dan transparan.
Sudah saatnya, buat penilaian kinerja karyawan menjadi lebih mudah dengan teknologi terkini LinovHR, ayo ajukan demo gratisnya sekarang!
